Nitko nije savršen. Kada žonglirate s puno klijenata ili dugim popisom obaveza, određene e-poruke mogu ostati neotvorene u vašem telefonu neugodno vrijeme. Iako se možete osjećati posramljeno, nervozno ili uzrujano nakon što shvatite svoju pogrešku, važno je popraviti situaciju komuniciranjem s osobom koja je uključena kroz kasni odgovor e-pošte s isprikom.
Ako pisana komunikacija nije vaša jača strana i mučite se da izradite ovu e-poruku, nemojte paničariti! Osmislili smo četiri predloška za kasne odgovore na e-poštu za različite situacije kako biste mogli imati temelj za to kako odgovoriti iskrenim isprikama i planirati zajednički napredak.
Osnove
Bez obzira koji je vaš razlog za pisanje kasnog odgovora e-poštom, postoji nekoliko stvari koje treba i ne treba učiniti za izradu ove poruke.
- Zapamtite sve odgovarajuće elemente profesionalne komunikacije. Svrha ove e-pošte je ispričati se i pokazati da ste još uvijek profesionalac s kojim vrijedi raditi. Imajte izravnu, specifičnu temu, započnite profesionalnim pozdravom, uvijek lektorirajte, izbjegavajte neobavezni sleng, zadržite profesionalni ton i završite završnim potpisom. Kada imate odgođeni odgovor, možete djelovati neorganizirano i neprofesionalno. Borite se protiv tog pojma dobro izgrađenom, promišljenom notom koja se pridržava svim profesionalnim standardima elektroničke komunikacije .
- Prihvatite krivicu tamo gdje je krivnja dužna. Bez obzira na to što je bio razlog zakašnjelog e-poruka – je li došlo do osobnog hitnog slučaja ili ste jednostavno zaboravili – iskreno se ispričajte zbog kašnjenja. Prihvaćanje te krivnje pokazat će da preuzimate odgovornost za svoj rad i da krivnju ne prebacujete samo na nekog drugog.
- Budite otvoreni i iskreni. Ako se osjećate ugodno, možete podijeliti razlog svog kašnjenja. Ne ulazite previše u osobne detalje; umjesto da kažete da je vašoj majci dijagnosticiran rak, jednostavno recite da ste primili loše vijesti o članu obitelji i da ste zaokupljeni time da im pomognete u ovom teškom trenutku. Svatko može shvatiti da se u životu stvari događaju. Dajući mali uvid u svoj život, bez previše otkrivanja, može im dati predodžbu o tome kroz što prolazite i bolje će razumjeti odakle dolazite.
- Nemojte biti pretjerano emotivni. Iako je važno biti iskren sa svojim klijentom, jer to može potaknuti povjerenje, postoji razlika između iskrenosti i TMI-ja. Bez obzira kroz što prolazite, profesionalna komunikacija nije mjesto za rasterećenje vaših problema. Neka vaš odgovor bude uglađen i uklonite nepotrebne detalje. Možete reći da ste doživjeli gubitak, ali nemojte biti konkretniji od toga.
- Detaljno opišite svoje sljedeće korake o tome što planirate učiniti u budućnosti. Ono što je najvažnije, zakrpite ovaj propust u komunikaciji sa svojim detaljnim planom o tome kako ćete pomaknuti projekt naprijed sada kada ste uhvaćeni. Recite im koji su vaši koraci, što vam je potrebno od njih i kako oboje možete raditi zajedno da biste vratili brzinu na bilo koji projekt na kojem radite.
Otvorena i iskrena komunikacija može riješiti gotovo svaki problem. Dobro sročena e-poruka može vam pomoći da se vratite na pravi put popravljanju ovog profesionalnog odnosa.
Predlošci za kasni odgovor na e-poštu
1. Kad ste jednostavno zaboravili odgovoriti
Svi smo mi krivi za ovo; otvoriš e-mail, odgovoriš u glavi, napravi mentalnu bilješku da odgovoriš kasnije , a onda...nikad ne odgovaraš. Dok se sjetite, ostavljali ste ih da vise tjedan dana ili dulje.
koliko pragova na električnoj gitari
Pa kako konstruirati odgovor da ne izgledate potpuno neprofesionalno i neorganizirano?
Primatelj –
Jako mi je žao što sam vam tek sada vratio e-poštu. Pročitao sam vašu e-poštu ubrzo nakon što ste je poslali i namjeravao sam odgovoriti te večeri. Uz sve što se događalo, izgubilo se u premještanju, i nadam se da ćete mi oprostiti na ovako kasnom odgovoru.
Nakon što se ispričate, možete nastaviti odgovarati na njihovu e-poštu.
2. Kada ste propustili projektni rok
Ponekad spor odgovor na e-poštu može rezultirati propuštenim rokom. U ovom slučaju, trebate se ne samo ispričati, već zajedno s klijentom smisliti izmijenjeni vremenski okvir koji će odgovarati objema vašim potrebama. Nuđenje rješenja i prijedloga na vašoj strani pokazat će da ste spremni riješiti probleme i prilagoditi se.
Primatelj –
Žao mi je što vas moram obavijestiti da ovaj dio projekta još nisam završio i da sam propustio naš rok. Dogodio mi se osobni događaj koji je utjecao na moju dostupnost [ili] Zbog nepredviđenih komplikacija, ovaj određeni dio zadatka trajao je dulje nego što sam prethodno odredio u našoj vremenskoj traci. Žao mi je zbog komplikacija koje ovo može uzrokovati na vašoj strani. Vjerujem da ću uz predani trud uspjeti dovršiti ovaj dio projekta do ovog datuma. Kako bismo se vratili na pravi put i postigli sljedeći rok, predlažem da dovedemo ovu osobu koja će nam pomoći završiti projekt.
Iskoristite ovu pogrešku kako biste razumjeli svoje vještine upravljanja vremenom i predvidjeli u budućnosti hoćete li propustiti rok. Ponekad se život dogodi i stvari iskrsnu, ali ako nekome prije propuštenog roka možete reći da bi vam moglo trebati produljenje, on može brže promiješati stvari na svom kraju tako da možete zajedno raditi na rješenju.
kako koristiti dijalog u priči
3. Kad se vraćate s slobodnog vremena
Kad god ćete biti izvan ureda na nekoliko dana, dobra je praksa postaviti automatizirani odgovor s detaljima kada se vraćate, kako vas se može kontaktirati u hitnim slučajevima i koga mogu kontaktirati u u međuvremenu za brzi odgovor. Međutim, ako ste neočekivano bili vani ili ste jednostavno zaboravili, evo dobrog načina da odgovorite na hitne poruke koje vam stoje u pristigloj pošti.
Primatelj –
Puno vam hvala na e-poruci! Ispričavam se zbog kašnjenja s odgovorom. Bio sam izvan ureda od [ovog datuma] do jutros zbog osobnih stvari, ali sada sam dostupan i rado ću odgovoriti na vaše pitanje.
Možete navesti konkretniji razlog svoje odsutnosti ako ste bliski s klijentom, ali možete ostati neodređeni koliko je potrebno da biste se osjećali ugodno.
Nakon tog otvaranja, možete dati sve tražene informacije koje su vašem klijentu potrebne.
4. Kada više ne možete ispunjavati uvjete projekta
Događaju se hitni slučajevi. Članovi obitelji jako se razbole, voljena osoba je preminula, imate nesreću i zatočeni ste u bolnici. Ponekad vam život stane na put i jednostavno ne možete dovršiti projekt koji ste obećali završiti.
Kad kasnite s odgovorom na e-poruku i morate im reći da više ne možete preuzeti projekt, ključno je da se bavite temom graciozno i nudite rješenja gdje možete.
Evo primjera e-pošte koju možete prilagoditi kako biste objasnili svoju situaciju.
Primatelj –
Nedavno sam doživio razoran događaj u svom osobnom životu koji je značajno utjecao na moju radnu sposobnost. Zbog ovog događaja više neću moći adekvatno dovršiti Vaš projekt. U doglednoj budućnosti odlučio sam uzeti slobodno vrijeme kako bih pomogao svojoj obitelji i neću moći dovršiti vašeprojekt.
Umjesto mene, toplo preporučam ovu osobu da preuzme posao. Ispunio sam ih o pojedinostima vašeg projekta i kopirao ih na ovu e-poruku kako biste vas dvoje mogli početi razgovarati o sljedećim koracima potrebnim u projektu. Ova osoba ima veliko iskustvo u ovom području i mislim da ćete stvarno uživati u radu s njima.
Kopirati nova osoba koju preporučujete da preuzme posao u e-poruci tako da vaš klijent može odmah početi raditi s njima. To će pomoći svima da što prije započnu s projektom na mjestu gdje ste stali.
kako napisati savršenu rečenicu
Količina posla koji ćete morati obaviti pri tranziciji projekta uvelike će ovisiti o vrsti posla koji ste radili. Ako ste bili slobodni videograf i više ne možete pokrivati događaj, možete jednostavno obavijestiti novog freelancera o detaljima događaja i očekivanjima klijenata kako bi od tamo mogao preuzeti snimanje. Ako prenosite projekt na drugu osobu u svojoj tvrtki, nadamo se da je ona za sada upoznata s vašim opisom posla i klijentom kojeg preuzima.
Neka vaš kasni odgovor na e-poštu bude iskren
Čak i ako vam je trebalo nekoliko dana da odgovorite, najvažnija stvar koju možete učiniti da spasite vezu jest da budete otvoreni i iskreni u svojoj komunikaciji. Ljudi cijene iskrenost, a iskrena isprika za kašnjenje šalje snažnu poruku da ste spremni ispraviti svoje pogreške.
U budućnosti pokušajte zapamtiti da je kratak odgovor bolji od šutnje. Ako nemate vremena za slanje cjelovitog odgovora, pošaljite brzu e-poruku u kojoj kažete da ste dobili njihovu poruku i veselite se što ćete uskoro s njima detaljno razgovarati. Zatim postavite podsjetnik na svom telefonu koji će vas tražiti da odgovorite kada budete imali više vremena. Znajući da nisu zaboravljeni, ali da ste usred rješavanja nečeg drugog, šalje poruku da vam je stalo. Ne odgađajte odgovor; odvojite samo trenutak za slanje brze poruke može napraviti veliku razliku.
